Cách setup mail server và vấn đề quản lý mail server

Mail là một trong những công cụ hữu hiệu mà hầu hết các doanh nghiệp và cá nhân đều sử dụng như một công cụ trao đổi thông tin nhanh và chuyên nghiệp. Vì vậy, ở bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn cách setup mail server, quản lý mail server ,các bạn hãy tham khảo nhé.

Vấn đề quyết định cài đặt và quản lý một mail server

Việc sở hữu riêng hay thuê một hay nhiều mail server phụ thuộc nhiều vào khả năng và mong muốn quản lý mail server của riêng bạn.

Bạn có nên sở hữu riêng hay thuê mail server hay không?

Đầu tiên, các bạn phải đưa ra quyết định về việc có nên sử dụng mail server hay không?

Nếu có, thì các bạn sẽ có quyền là kiểm soát email tên miền, nhưng đồng thời cũng có những rắc rồi đi kèm theo liên quan đến việc thiết lập và cài đặt một số phần mềm phức tạp.

Nhưng có một cách khác là sử dụng dịch vụ mail server từ một bên thứ ba uy tín (ví dụ như dịch vụ thuê mail server của Bkhost.vn)

Những lợi ích của việc cài đặt và quản lý mail server.

Nếu các bạn muốn hoặc cần có quyền kiểm soát hoàn toàn email của mình , việc dùng riêng mà không cần đi thuê mail server có thể là một giải pháp lý tưởng.

Làm như vậy cho phép các bạn lưu trữ được email của riêng mình, truy cập vào nhật ký của mail server và truy cập vào các tệp tin thô trong hộp thư của người dùng. Có một số lợi ích sau đây để chạy một mail server:

  1. Có thể kiểm soát hoàn toàn cả server và email của bạn
  2. Chọn được các ứng dụng bạn muốn sử dụng, rồi sau đó điều chỉnh chúng cho các nhu cầu của riêng bạn
  3. Truy cập vào các tệp tin thô trong hộp thư của người dùng
  4. Xem bản ghi(record) cho các thư đến và thư gửi đi
  5. Xem được nhật ký cho kết nối và các nỗ lực ủy quyền từ những ứng dụng thư khách địa phương cho IMAP, POP3 và SMTP

Lợi ích lớn nhất là: Nếu khi mà xảy ra sự cố, các bạn có thể điều tra và khắc phục được sự cố thay vì phải gọi nhà cung cấp dịch vụ mail server của một bên thứ ba.

Vì vậy, nên khi ai đó tại công ty của bạn nói rằng email của bạn bị mất hoặc Outlook đột ngột bị ngừng làm việc trong khi họ không thay đổi bất kỳ một điều gì , bạn sẽ có thể xem được điều gì đã xảy ra ngay lập tức và thực hiện các điều chỉnh nếu cần thiết.

Hạn chế của việc cài đặt và quản lý mail server riêng biệt

Việc không thuê mail server từ một bên thứ ba cung cấp là đồng nghĩa với việc không chấp nhận một số lợi ích đáng kể từ việc hợp tác với một công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong việc cài đặt, quản lý mail server.

Việc cài đặt và quản lý mail server (lọc thư rác, đảm bảo cho hệ thống làm việc mượt mà,..) đều là những thách thức đáng gờm:

  1. Cấu hình phức tạp
  2. Tốn đi chi phí thuê chuyên gia về quản lý mai server
  3. Phải khắc phục sự cố khó khăn
  4. Downtime có thể dẫn đến mất đi mail
  5. Những việc chặn và lọc spam hoặc virus cần được điều chỉnh đúng cách

Vấn đề lớn nhất của việc quản trị mail server là: việc duy trì, nâng cấp, khắc phục những sự cố mail server,.. Tất cả đều thuộc trách nhiệm của bạn chứ không phải là một công ty thứ ba.

Sử dụng thuê mail server do một bên thứ 3 cung cấp

Nếu mà việc quản lý mail server quá khó khăn, bạn hãy nên xem xét sử dụng dịch vụ cho thuê mail server của một bên thứ ba.

Đối với một khoản phí hàng tháng hoặc là hàng năm, các dịch vụ này được cung cấp các mail server đã được quản lý và chăm sóc tất cả các tác vụ như lưu trữ, bảo trì và khắc phục sự cố.

Bạn sẽ không còn kiểm soát được nhiều khi có điều gì đó mà không ổn xảy ra, nhưng bạn cũng không cần phải lo lắng về những sai lầm của việc chạy riêng cho mình một mail server.

Nếu bạn quyết định thuê một mail server, bạn vẫn cần phải biết thiết lập DNS cho mail của bạn và sử dụng các cài đặt được cung cấp bởi dịch vụ cho thuê mail server của một bên thứ ba.

Cách để setup mail server

Cách setup mail server
Cách setup mail server

Việc setup một mail server không quá khó khăn, các bạn chỉ cần lưu ý và nắm rõ được bản chất của một số điểm trong việc hoạt động của mail server.

Khi vào khu quản trị (adminitration area) bạn chọn Mail server (dưới mục Settings). Hoàn thành và lưu lại như form dưới.

Trong đó:

Hostname: là tên(name) host của mail server

Port: là cổng của mail server (nếu mà không có gì đặc biệt thì port 25 được sử dụng)

Username: là tên người dùng sử dụng để kết nối đến mail server

Password: là mật khẩu được sử dụng để kết nối mail server

Protocol: bạn có thể sử dụng SMTP hay SMTPS khi kết nối tới mail server

Use SSL/TLS if available (Sử dụng SSL / TLS nếu có)

Nếu SMTP server hỗ trợ phần mở rộng là STARTTLS, mã này sẽ được sử dụng để mã hóa thư(mail) bằng SSL / TLS nếu không thì sẽ sử dụng văn bản thuần túy. Máy chủ(server) SMTPS luôn hỗ trợ SSL / TLS.

Luôn sử dụng SSL / TLS (Always use SSL / TLS)

Nếu mà SMTP server không hỗ trợ STARTTLS mở rộng, thư(mail) sẽ không được gửi đi. Máy chủ(server) SMTPS luôn hỗ trợ SSL / TLS.

Email từ

Chỉ định tiêu đề của email thông báo (ví dụ: demo@mailviet.vn).

Đã gửi email kiểm tra

Nhập địa chỉ email để gửi đi một email kiểm tra để kiểm tra xem mail server (máy chủ thư) có được cấu hình chính xác hay là không.